Los pasos a seguir son los siguientes.
Configurar gestión de tareas
En las opciones generales del proyecto (File > Options) seleccionar schedule. Ahí hay que actualizar los siguientes campos:
- New task created: Autoscheduled
- Default task type: Fixed work
Con esto se consigue que las tareas se vayan organizando automáticamente y que la duración que se introduce sea siempre las horas que se estima que van a dura. De otro modo la duración se especificaría en días, independiente de la jornada laboral existente.
Configurar calendario
Con esto se introduce la jornada laboral del proyecto.
En la barra de tareas principal hay que ir a Project > Change Working Time
Una vez ahí se crea un nuevo calendario (si no se tuviera de proyectos anteriores) con la jornada laboral que se empleará.
Se asigna el nuevo horario en "Work Weeks" pulsando en defaults.
También se pueden añadir las vacaciones en la pestaña Exceptions.
Configurar inicio de proyecto
Con esto se indica cuándo va a comenzar el proyecto, y también se le asigna el calendario que se creó en el paso anterior.
En la barra de tareas principal hay que ir a Project > Project Information
Configurar vista de tareas
Por defecto, en la vista de Gantt Chart, se muestra la duración de la tarea, entre otras cosas. A la hora de planificar lo que suele interesar es introducir el trabajo (horas que va a llevar hacerla) y que MP calcule la duración (en función de los recursos asignados y la jornada laboral, cuántos días va a llevar trabajar esas horas).
Lo que habrá que hacer es borrar esa columna y añadir una de "Work".
Configuración de nivelado de recursos
En algún punto habrá que crear los recursos y asignárselos a cada tarea, incluyendo el tanto por ciento de dedicación al que van estar.
El siguiente paso ya sería generar la planificación en sí, en función de tareas y recursos. Para ello la opción más simple es empleando el "Level Resource" o "Level All".
Antes de esto lo mejor es configurar las opciones de nivelado. Para ello hay que ir a Resoruce > Leveling Options.
Aquí lo que suelo cambiar es:
- Desmarcar la opción para permitir cambios de asignación en tareas.
- Desmarcar la opción para permitir separación de tareas
También se puede cambiar el leveling order a ID only. En este caso a la hora de distribuir en el tiempo dos tareas para un mismo recurso se ejecutarán en el orden en el que se hayan introducido en la vista de Gantt.
Información adicional
Para más información sobre como gestionar la distribución de recursos se puede consultar la siguiente página: Simple Tips for Leveling Resources in MS Project
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